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Le notariat s'empare des réseaux sociaux

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Le notariat s'empare des réseaux sociaux
Tandis que les hautes instances du notariat (CSN et chambres départementales) déploient des stratégies de communication sur les réseaux sociaux...

5 raisons d’externaliser son accueil téléphonique

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5 raisons d’externaliser son accueil téléphonique

De plus en plus d’études notariales sous-traitent leur secrétariat pour assurer une plus grande disponibilité auprès de leurs clients. Les avantages de cette solution sont nombreux.

Focus sur 5 d’entre eux.

1. Se libérer des contraintes

Pour développer son activité, il est recommandé de consacrer la majorité de son temps aux tâches à forte valeur ajoutée.

Se libérer de l’accueil téléphonique et des démarches administratives qu’implique la gestion d’un secrétariat en physique permet de pallier les tracas du quotidien. Pas de retard, pas d’absence et une gestion des ressources humaines libérée.
 

2. Être disponible en continu

Que ce soit ponctuellement, de manière permanente ou sur des horaires élargis, les services d’accueil téléphonique externalisés prennent le relais en toute transparence.

Pendant les vacances, en cas d’imprévu ou lors de pics d’activité, l’étude reste joignable en toute circonstance.
 

3. Optimiser les coûts

Sous-traiter tout ou une partie de son accueil téléphonique permet de limiter les contraintes et les formalités liées à l’embauche d’un salarié en interne. Les charges sont allégées et les surcouts liés aux imprévus évités.
 

4. Bénéficier de services sur mesure 

L’intégration de la gestion des appels téléphoniques avec le logiciel de rédaction d’actes renforce la productivité de l’étude. Au-delà de la réception, l’appelant est identifié grâce à la remontée de la fiche client, la demande est traitée ou qualifiée en fonction des consignes établies avec les notaires.
 

5. Suivre en temps réel l'activité de l'étude

Lorsque ce service est directement relié au logiciel de production, il assure un suivi optimal de l’activité de l’étude : journal d’appels, détails des actions et statistiques détaillées. Autant d’informations précieuses qui sont transmises par email ou SMS.


Depuis 2003, Ecostaff accompagne les notaires dans la mise en place de services d’accueil téléphonique externalisés, adaptés aux évolutions et aux besoins ponctuels de l’étude. En complément des équipes, la solution ­connectée à Inot et Kivia apporte une plus grande agilité pour mieux se recentrer sur son cœur d’activité. 


 

Pour en savoir plus, participez à notre webinar
Mardi 14 février  - 14h - 14h30

Le notariat s'empare des réseaux sociaux

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Le notariat s'empare des réseaux sociaux
Tandis que les hautes instances du notariat (CSN et chambres départementales) déploient des stratégies de communication sur les réseaux sociaux et investissent notamment Instagram, les études notariales continuent de se poser la question quant à leur présence sur les réseaux sociaux. 
  

Quelques chiffres sur les réseaux sociaux 


Les réseaux sociaux prennent une part prépondérante dans la vie des Français, c'est plus de 35 millions de français qui utilisent chaque semaine ces plateformes sociales. C'est 1h46 de temps passés sur les réseaux à échanger, promouvoir, recruter, partager, recommander. 

Facebook reste dans le podium des requêtes réalisées sur google et du réseau le plus utilisé dans le monde. En France, c'est plus de 73% des internautes qui utilisent Facebook. 


Communication notariale et déontologie ? 


En plus des principes d’impartialité, d’utilité et de cohérence, 4 règles simples s’appliquent pour un notaire qui souhaite développer sa communication sur les réseaux sociaux : 
 
  • Publier des informations ayant pour but de valoriser l’expertise et la fonction de la profession 
  • Inciter au reflexe notarial par l’invitation des abonnés à visiter les sites et pages liées à la profession 
  • Promouvoir une image cohérente, moderne et réactive de la profession tout en respectant le devoir de réserve…et le secret professionnel 
  • Mentionner les sources, rediriger vers les sites institutionnels, ceux des instances professionnelles ou des pouvoirs publics pour optimiser le référencement 

Pour rappel toute publicité sponsorisée est interdite. 

 

LinkedIn mais pas que… 


Les réseaux sociaux vont permette à une étude notariale de s’adresser à ses clients de manière plus accessible et immédiate. Mais quel réseau s’adapte à la profession du notariat ? 
 
Différents réseaux sociaux peuvent être utiles à la communication notariale mais nous en avons sélectionnés 3 : 
 
  • LinkedIn reste le réseau des professionnels par excellence, il permettra de diffuser des contenus d’expertise approfondis et de valoriser vos offres de recrutement 
  • Instagram vous sera très utile dans une stratégie de marque employeur afin de valoriser les moments de cohésion, vos collaborateurs en poste, etc. Ce réseau d’image peut être très intéressant pour la vulgarisation du droit et de contenus courts. 
  • Facebook, est le réseau préféré de Google et il pourra être très efficace pour valoriser les annonces immobilières. Ce réseau s’adapte à tout type de contenu mais n’est pas approprier pour les articles d’expertises. 


L’intérêt des réseaux sociaux n’est plus à prouver, et leur utilité pour le notariat est justifiée. Néanmoins chaque réseau dispose de ses propres codes et de ses cibles, il est donc important de disposer d’une véritable stratégie et des outils adaptés pour se lancer. 

 
Contactez un professionnel pour plus d’information

 

 

 
 

 

Comment piloter l'activité de l'étude notariale ?

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Comment piloter l'activité de l'étude notariale ?

 

Vous êtes à la tête d'un patrimoine en or ! 


Vos fichiers clients et immeubles, minutier et autres données générées par l’utilisation de vos logiciels sont d’une richesse sous-estimée.

En les analysant, vous connaitrez davantage votre office et vos clients, point de départ d’une amélioration et d’une optimisation continue de l’étude. Vous prendrez également de meilleures décisions au bon moment.

En fonction de votre projet d’entreprise, de votre stratégie et de vos objectifs de développement, vos indicateurs de performance vous permettront d’identifier les points forts de votre organisation, ceux à améliorer et leur progression.

 

On améliore que ce que l’on mesure 


Vous connaissez précisément la santé financière de votre étude grâce à votre logiciel de comptabilité, vos tableaux de bord, ou les applications de la profession comme Oscar ou Radar. 

Toutefois, vous connaissez souvent moins bien le nombre de vos clients ou leurs besoins spécifiques. Sans les interroger, il est difficile de répondre précisément à leurs besoins.

Car pour vos clients aussi, le voyage importe plus que la destination. 

Il ne s’agit pas seulement pour eux de devenir propriétaire de leur maison, mais d’être accompagnés et conseillés tout au long de cette étape de leur vie

Interrogez-les sur votre capacité d’écoute, la clarté de votre langage, le respect des délais annoncés, les possibilité offertes pour ne pas se déplacer à l’étude, vous aurez alors une feuille de route toute tracée pour améliorer la qualité de votre relation client.

De même, comment suivre concrètement la transformation numérique de votre office sans connaître la proportion d’AAE signés à l’étude et à l’extérieur, le nombre d’avant-contrats électroniques signés et leur progression dans le temps ?
 

Il est prudent de savoir d’où l’on part avant de déterminer dans quelle direction aller


Analyser vos données clarifie votre vision de l’activité de l’office. 

En mettant en perspective l’historique de ces données, vous dégagerez les tendances générales de votre activité et détecterez au plus tôt les signaux faibles de nouvelles transformations.
 
  • Vous prendrez plus facilement vos décisions, qu’elles relèvent de la gestion quotidienne ou de la stratégie de l’office à plus long-terme.
 
  • Vous serez ainsi plus serein en confiant à un collaborateur le suivi d’un dossier pour lequel vous connaitrez précisément la charge de travail actuelle et future, au moment de la signature de l’acte.
 
  • Vous pourrez attribuer une prime à ce même collaborateur en connaissant précisément ses résultats individuels.
 
  • Vous validerez ce projet d’embauche dont vous ressentez le besoin car vous disposerez de données financières prévisionnelles fiables pour les mois à venir.
 
  • Et vous saurez arbitrer entre une diversification de vos activités et le renforcement de compétences déjà présentes, car vous connaîtrez précisément la répartition actuelle du volume de vos dossiers par secteur et les tendances à moyen-terme. 


Vos données sont d’une richesse inestimable !


La collecte, l’analyse et la restitution des données de votre étude sous forme d’indicateurs de performance, grâce à des outils comme Inot Performance ou K.report, sont au service de votre projet d’entreprise.

Reposez-vous sur ces indicateurs, ils constituent votre boussole en ces temps incertains et rendent tangibles l’efficacité de vos décisions.

Mieux informé grâce à ces indicateurs, vous disposez d’un co-pilote pour suivre plus efficacement votre activité et vos projets de transformation.



Article rédigé par Hugo Delescluse 
Ancien notaire, fondateur du cabinet de conseil Nonum,
Spécialisé dans l'accompagnement des notaires dans leur transformation numérique.

 

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