Genapi devient Septeo solutions notaires
Nouvelle identité, nouvelles ambitions 

De plus en plus d’études notariales sous-traitent leur secrétariat pour assurer une plus grande disponibilité auprès de leurs clients. Les avantages de cette solution sont nombreux.

Focus sur 5 d’entre eux.

1. Se libérer des contraintes

Pour développer son activité, il est recommandé de consacrer la majorité de son temps aux tâches à forte valeur ajoutée.

Se libérer de l’accueil téléphonique et des démarches administratives qu’implique la gestion d’un secrétariat en physique permet de pallier les tracas du quotidien. Pas de retard, pas d’absence et une gestion des ressources humaines libérée.
 

2. Être disponible en continu

Que ce soit ponctuellement, de manière permanente ou sur des horaires élargis, les services d’accueil téléphonique externalisés prennent le relais en toute transparence.

Pendant les vacances, en cas d’imprévu ou lors de pics d’activité, l’étude reste joignable en toute circonstance.
 

3. Optimiser les coûts

Sous-traiter tout ou une partie de son accueil téléphonique permet de limiter les contraintes et les formalités liées à l’embauche d’un salarié en interne. Les charges sont allégées et les surcouts liés aux imprévus évités.
 

4. Bénéficier de services sur mesure 

L’intégration de la gestion des appels téléphoniques avec le logiciel de rédaction d’actes renforce la productivité de l’étude. Au-delà de la réception, l’appelant est identifié grâce à la remontée de la fiche client, la demande est traitée ou qualifiée en fonction des consignes établies avec les notaires.
 

5. Suivre en temps réel l'activité de l'étude

Lorsque ce service est directement relié au logiciel de production, il assure un suivi optimal de l’activité de l’étude : journal d’appels, détails des actions et statistiques détaillées. Autant d’informations précieuses qui sont transmises par email ou SMS.


Depuis 2003, Ecostaff accompagne les notaires dans la mise en place de services d’accueil téléphonique externalisés, adaptés aux évolutions et aux besoins ponctuels de l’étude. En complément des équipes, la solution ­connectée à Inot et Kivia apporte une plus grande agilité pour mieux se recentrer sur son cœur d’activité. 


 

Pour en savoir plus, participez à notre webinar
Mardi 14 février  - 14h - 14h30

Quelques chiffres sur les réseaux sociaux 

Communication notariale et déontologie ? 

• Publier des informations ayant pour but de valoriser l’expertise et la fonction de la profession 
• Inciter au reflexe notarial par l’invitation des abonnés à visiter les sites et pages liées à la profession 
• Promouvoir une image cohérente, moderne et réactive de la profession tout en respectant le devoir de réserve…et le secret professionnel 
• Mentionner les sources, rediriger vers les sites institutionnels, ceux des instances professionnelles ou des pouvoirs publics pour optimiser le référencement 

LinkedIn mais pas que… 

• LinkedIn reste le réseau des professionnels par excellence, il permettra de diffuser des contenus d’expertise approfondis et de valoriser vos offres de recrutement 
• Instagram vous sera très utile dans une stratégie de marque employeur afin de valoriser les moments de cohésion, vos collaborateurs en poste, etc. Ce réseau d’image peut être très intéressant pour la vulgarisation du droit et de contenus courts. 
• Facebook, est le réseau préféré de Google et il pourra être très efficace pour valoriser les annonces immobilières. Ce réseau s’adapte à tout type de contenu mais n’est pas approprier pour les articles d’expertises. 

Vous êtes à la tête d'un patrimoine en or ! 

On améliore que ce que l’on mesure 

Il est prudent de savoir d’où l’on part avant de déterminer dans quelle direction aller

• Vous prendrez plus facilement vos décisions, qu’elles relèvent de la gestion quotidienne ou de la stratégie de l’office à plus long-terme.

• Vous serez ainsi plus serein en confiant à un collaborateur le suivi d’un dossier pour lequel vous connaitrez précisément la charge de travail actuelle et future, au moment de la signature de l’acte.

• Vous pourrez attribuer une prime à ce même collaborateur en connaissant précisément ses résultats individuels.

• Vous validerez ce projet d’embauche dont vous ressentez le besoin car vous disposerez de données financières prévisionnelles fiables pour les mois à venir.

• Et vous saurez arbitrer entre une diversification de vos activités et le renforcement de compétences déjà présentes, car vous connaîtrez précisément la répartition actuelle du volume de vos dossiers par secteur et les tendances à moyen-terme. 

Vos données sont d’une richesse inestimable !

Article rédigé par Hugo Delescluse 
Ancien notaire, fondateur du cabinet de conseil Nonum,
Spécialisé dans l'accompagnement des notaires dans leur transformation numérique.