La dématérialisation au service de la mobilité des études notariales

La dématérialisation au service de la mobilité des études notariales

Publié le : 07/03/2023 07 mars mars 03 2023

Optimiser l'efficacité de l'office, dans un contexte de forte activité et de pénurie de collaborateurs, est une priorité pour le notaire chef d’entreprise. Les avancées technologiques permettent désormais aux études de travailler depuis n'importe quel endroit, répondant ainsi aux nouveaux enjeux de flexibilité et de mobilité.

La transformation numérique des offices

Le processus de transformation aura duré un quart de siècle.
En effet, il aura fallu presque 25 ans, entre la dématérialisation du courrier, à la fin des années 1990, et celle de votre serveur, tout récemment, grâce aux solutions hébergées en cloud, pour que les offices « achèvent » leur transformation numérique, en s’affranchissant de leurs contraintes et limites physiques.

Ce mouvement de dématérialisation a rendu l’office, et toutes ses données, accessibles en mobilité.
Désormais, où que vous soyez, « l'étude est avec vous » ; vous ne devez plus être physiquement à l’étude pour travailler. Quel changement de perspective ! 

Petite rétrospective de l’office libéré et de ses notaires augmentés : 

Une dématérialisation par capillarité 

Le numérique a progressivement remonté toute la chaîne de production de l'acte, par capillarité.
L'acte authentique est devenu électronique. Le fichier de votre acte n'a plus été imprimé, vos annexes ont été dématérialisées et le tout a été signé électroniquement avec votre clé REAL.
Le MICEN a mutualisé la conservation des AAE et rendu votre minutier consultable à distance.

Les offices engagés dans une démarche Zéro Papier achèvent cette transition et bloquent l’entrée du papier en numérisant en un point unique tout document papier dès son arrivée. Au fur et à mesure, vous ne gérez plus qu’une seule filière documentaire. L'ensemble du dossier s'est alors digitalisé.

Un accès à distance aux données de l’étude

Si l’on remonte encore un peu plus loin, grâce à cette nouvelle organisation, il a été possible d'accéder à distance, de manière sécurisée, à l'ensemble des ressources de l'office.

Les cas d'usage rendus possibles sont nombreux : 
  • les rendez-vous peuvent avoir lieu à distance, sur votre PC, sur lequel vous disposez en temps réel de toute la documentation du dossier,
  • vos AAE sont reçus en mobilité, chez un confrère ou client et vous évitez la conservation pendant 75 ans de vos minutes papier,
  • le télétravail est envisageable dans des conditions similaires à celles du travail en présentiel.
Le serveur physique dont vous pouvez disposer encore aujourd’hui à l’étude disparaitra demain. 
Vos applications métier, ainsi que toutes vos données, seront stockées sur des serveurs mutualisés, en dehors de l’étude, sur le Cloud, et accessibles depuis n’importe quel terminal, y compris votre smartphone.

Ici encore, vous êtes libérés d’anciennes contraintes :
  • vous accédez automatiquement à la version à jour de vos applications métier, 
  • vous bénéficiez de nouveaux services, comme l’intelligence artificielle, inaccessible avec la puissance de calcul d’un serveur physique,
  • vous garantissez la continuité de votre activité en toute sérénité, avec des données hébergées et sécurisées,
  • vous continuez de travailler malgré une coupure de courant et d’internet à l’étude, avec une connexion 4/5G.

Une étude augmentée

C'est dans cette configuration que votre efficacité et votre productivité sont maximales.
En dématérialisant vos actes, vos documents puis vos dossiers et en les hébergeant dans le Cloud, vous créez un environnement de travail de qualité, que vous soyez à l’étude, en télétravail ou en déplacement. 

Cette souplesse et cette flexibilité répondent aux nouvelles attentes de mobilité des notaires et de leurs collaborateurs. La distance n'est plus un frein pour collaborer.

Nous vous accompagnons à chaque étape de ces transformation pour exercer votre activité en toute liberté.

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