Digitalisez 100% de vos dossiers au sein de l’étude

Digitaliser ses dossiers notariaux

Publié le : 10/01/2023 10 janvier janv. 01 2023

Une organisation de dossiers très personnelle


Avez-vous déjà repris les dossiers de votre collègue pendant ses vacances ? Vous savez, celui ou celle qui est encore très attaché(e) au papier et qui :
 
  • Imprime les documents électroniques et en scanne ensuite certains, en les renommant à sa manière?
  • classe son courrier papier, numérise certaines futures annexes et les classe une seconde fois dans le dossier informatique?
  • Imprime ses mails importants, sans tous les rattacher au dossier? 
Pour simplifier le tout, son bureau se trouve à l’opposé du vôtre et son armoire est classée de manière toute personnelle. La prochaine fois, on ne vous y reprendra plus, vous prendrez vos congés en même temps !


Un point de consultation unique

 
En revanche, vous avez déjà goûté à la joie que procure la reprise du dossier d’un(e) collègue qui utilise pleinement les possibilités du dossier digitalisé et s’est affranchi(e) de son dossier papier.

À l’ouverture de son dossier informatique, vous êtes calme, apaisé(e). Tout y est accessible car ordonné. Malheureusement, la situation dans laquelle se trouvent la plupart des études, est une situation hybride, très inconfortable, la transition du dossier papier vers le dossier numérique est inachevée.

Vous savez qu’il est alors impossible de travailler sereinement, en confiance, sans disposer des deux dossiers, papier et numérique. Aucun des deux n’est exhaustif, certaines pièces y figurent deux fois. Tant que le papier circule à l’étude, il est nécessaire de gérer, en double, le classement et le stockage des pièces, alourdissant ainsi les tâches quotidiennes des collaborateurs.


Une collaboration renforcée


Pour favoriser la collaboration et l’entraide au sein de vos équipes, généralisez le dossier informatique et profitez d’un environnement de travail rationnalisé, commun à toute l’étude.

Dans votre dossier informatique, se trouveront :
  • 100 % des pièces, dans leur format numérique original ou numérisé. Le moindre document papier qui n’y figure pas fragilise votre organisation et réduit la confiance que vous accordez à votre système, 
  • 100 % des pièces sont renommées conformément au plan de nommage de l’étude. Pour chaque type de pièce, un seul nom (par exemple, RIB ou IBAN …),
  • 100 % des pièces sont classées dans des arborescences spécialement étudiées par type d’opération…
  

Un temps de recherche réduit au maximum


Selon plusieurs études concordantes, environ 20 % de votre temps de travail est consacré à la recherche d’informations.

Disposer de l’exhaustivité de la documentation juridique, correctement organisée, au sein d’un unique dossier numérique, minimise le temps consacré la recherche d’information et augmente votre efficacité. De nouvelles façons de travailler émergent :
  • un collaborateur en télétravail reprend instantanément les dossiers d’un collègue absent,
  • un notaire vise un acte, en toute autonomie, dans son bureau ou ailleurs, 
  • en rendez-vous extérieur, le notaire dispose de l’ensemble des dossiers de l’étude et de ses minutes.
 

Un dossier digitalisé pour une efficacité retrouvée 


Vous percevez tout l’intérêt de travailler dans un dossier 100 % digitalisé.
Le dossier numérique proposé par Septeo solutions pour notaires, grâce à un point de consultation unique, une collaboration renforcée et un temps de recherche réduit au maximum, répond en outre à toutes les hypothèses d'organisation, à l’étude, en télétravail, en hybride ou en multi-office.
  
  

Article rédigé par Hugo Delescluse 
Ancien notaire, fondateur du cabinet de conseil Nonum, spécialisé dans l'accompagnement des notaires dans leur transformation numérique.

 

Historique

<< < ... 2 3 4 5 6 7 8 ... > >>
Inscrivez-vous à notre newsletter
* Les champs suivis d'un astérisque sont obligatoires.

Information sur les cookies
Nous avons recours à des cookies techniques pour assurer le bon fonctionnement du site, nous utilisons également des cookies soumis à votre consentement pour collecter des statistiques de visite.
Cliquez ci-dessous sur « ACCEPTER » pour accepter le dépôt de l'ensemble des cookies ou sur « CONFIGURER » pour choisir quels cookies nécessitant votre consentement seront déposés (cookies statistiques), avant de continuer votre visite du site. Plus d'informations
 
ACCEPTER CONFIGURER REFUSER
Gestion des cookies

Les cookies sont des fichiers textes stockés par votre navigateur et utilisés à des fins statistiques ou pour le fonctionnement de certains modules d'identification par exemple.
Ces fichiers ne sont pas dangereux pour votre périphérique et ne sont pas utilisés pour collecter des données personnelles.
Le présent site utilise des cookies d'identification, d'authentification ou de load-balancing ne nécessitant pas de consentement préalable, et des cookies d'analyse de mesure d'audience nécessitant votre consentement en application des textes régissant la protection des données personnelles.
Vous pouvez configurer la mise en place de ces cookies en utilisant les paramètres ci-dessous.
Nous vous informons qu'en cas de blocage de ces cookies certaines fonctionnalités du site peuvent devenir indisponibles.
Google Analytics est un outil de mesure d'audience.
Les cookies déposés par ce service sont utilisés pour recueillir des statistiques de visites anonymes à fin de mesurer, par exemple, le nombre de visistes et de pages vues.
Ces données permettent notamment de suivre la popularité du site, de détecter d'éventuels problèmes de navigation, d'améliorer son ergonomie et donc l'expérience des utilisateurs.
Navigateur non pris en charge

Le navigateur Internet Explorer que vous utilisez actuellement ne permet pas d'afficher ce site web correctement.

Nous vous conseillons de télécharger et d'utiliser un navigateur plus récent et sûr tel que Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, ou Safari (pour Mac) par exemple.
OK