Digitaliser ses dossiers notariaux
Publié le :
10/01/2023
10
janvier
janv.
01
2023
Une organisation de dossiers très personnelle
Avez-vous déjà repris les dossiers de votre collègue pendant ses vacances ? Vous savez, celui ou celle qui est encore très attaché(e) au papier et qui :
- Imprime les documents électroniques et en scanne ensuite certains, en les renommant à sa manière?
- classe son courrier papier, numérise certaines futures annexes et les classe une seconde fois dans le dossier informatique?
- Imprime ses mails importants, sans tous les rattacher au dossier?
Un point de consultation unique
En revanche, vous avez déjà goûté à la joie que procure la reprise du dossier d’un(e) collègue qui utilise pleinement les possibilités du dossier digitalisé et s’est affranchi(e) de son dossier papier.
À l’ouverture de son dossier informatique, vous êtes calme, apaisé(e). Tout y est accessible car ordonné. Malheureusement, la situation dans laquelle se trouvent la plupart des études, est une situation hybride, très inconfortable, la transition du dossier papier vers le dossier numérique est inachevée.
Vous savez qu’il est alors impossible de travailler sereinement, en confiance, sans disposer des deux dossiers, papier et numérique. Aucun des deux n’est exhaustif, certaines pièces y figurent deux fois. Tant que le papier circule à l’étude, il est nécessaire de gérer, en double, le classement et le stockage des pièces, alourdissant ainsi les tâches quotidiennes des collaborateurs.
Une collaboration renforcée
Pour favoriser la collaboration et l’entraide au sein de vos équipes, généralisez le dossier informatique et profitez d’un environnement de travail rationnalisé, commun à toute l’étude.
Dans votre dossier informatique, se trouveront :
- 100 % des pièces, dans leur format numérique original ou numérisé. Le moindre document papier qui n’y figure pas fragilise votre organisation et réduit la confiance que vous accordez à votre système,
- 100 % des pièces sont renommées conformément au plan de nommage de l’étude. Pour chaque type de pièce, un seul nom (par exemple, RIB ou IBAN …),
- 100 % des pièces sont classées dans des arborescences spécialement étudiées par type d’opération…
Un temps de recherche réduit au maximum
Selon plusieurs études concordantes, environ 20 % de votre temps de travail est consacré à la recherche d’informations.
Disposer de l’exhaustivité de la documentation juridique, correctement organisée, au sein d’un unique dossier numérique, minimise le temps consacré la recherche d’information et augmente votre efficacité. De nouvelles façons de travailler émergent :
- un collaborateur en télétravail reprend instantanément les dossiers d’un collègue absent,
- un notaire vise un acte, en toute autonomie, dans son bureau ou ailleurs,
- en rendez-vous extérieur, le notaire dispose de l’ensemble des dossiers de l’étude et de ses minutes.
Un dossier digitalisé pour une efficacité retrouvée
Vous percevez tout l’intérêt de travailler dans un dossier 100 % digitalisé.
Le dossier numérique proposé par Septeo solutions pour notaires, grâce à un point de consultation unique, une collaboration renforcée et un temps de recherche réduit au maximum, répond en outre à toutes les hypothèses d'organisation, à l’étude, en télétravail, en hybride ou en multi-office.
Article rédigé par Hugo Delescluse
Ancien notaire, fondateur du cabinet de conseil Nonum, spécialisé dans l'accompagnement des notaires dans leur transformation numérique.
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