Comment piloter l'activité de l'étude notariale ?
Publié le :
23/01/2023
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janv.
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2023
Vous êtes à la tête d'un patrimoine en or !
Vos fichiers clients et immeubles, minutier et autres données générées par l’utilisation de vos logiciels sont d’une richesse sous-estimée.
En les analysant, vous connaitrez davantage votre office et vos clients, point de départ d’une amélioration et d’une optimisation continue de l’étude. Vous prendrez également de meilleures décisions au bon moment.
En fonction de votre projet d’entreprise, de votre stratégie et de vos objectifs de développement, vos indicateurs de performance vous permettront d’identifier les points forts de votre organisation, ceux à améliorer et leur progression.
On améliore que ce que l’on mesure
Vous connaissez précisément la santé financière de votre étude grâce à votre logiciel de comptabilité, vos tableaux de bord, ou les applications de la profession comme Oscar ou Radar.
Toutefois, vous connaissez souvent moins bien le nombre de vos clients ou leurs besoins spécifiques. Sans les interroger, il est difficile de répondre précisément à leurs besoins.
Car pour vos clients aussi, le voyage importe plus que la destination.
Il ne s’agit pas seulement pour eux de devenir propriétaire de leur maison, mais d’être accompagnés et conseillés tout au long de cette étape de leur vie.
Interrogez-les sur votre capacité d’écoute, la clarté de votre langage, le respect des délais annoncés, les possibilité offertes pour ne pas se déplacer à l’étude, vous aurez alors une feuille de route toute tracée pour améliorer la qualité de votre relation client.
De même, comment suivre concrètement la transformation numérique de votre office sans connaître la proportion d’AAE signés à l’étude et à l’extérieur, le nombre d’avant-contrats électroniques signés et leur progression dans le temps ?
Il est prudent de savoir d’où l’on part avant de déterminer dans quelle direction aller
Analyser vos données clarifie votre vision de l’activité de l’office.
En mettant en perspective l’historique de ces données, vous dégagerez les tendances générales de votre activité et détecterez au plus tôt les signaux faibles de nouvelles transformations.
- Vous prendrez plus facilement vos décisions, qu’elles relèvent de la gestion quotidienne ou de la stratégie de l’office à plus long-terme.
- Vous serez ainsi plus serein en confiant à un collaborateur le suivi d’un dossier pour lequel vous connaitrez précisément la charge de travail actuelle et future, au moment de la signature de l’acte.
- Vous pourrez attribuer une prime à ce même collaborateur en connaissant précisément ses résultats individuels.
- Vous validerez ce projet d’embauche dont vous ressentez le besoin car vous disposerez de données financières prévisionnelles fiables pour les mois à venir.
- Et vous saurez arbitrer entre une diversification de vos activités et le renforcement de compétences déjà présentes, car vous connaîtrez précisément la répartition actuelle du volume de vos dossiers par secteur et les tendances à moyen-terme.
Vos données sont d’une richesse inestimable !
La collecte, l’analyse et la restitution des données de votre étude sous forme d’indicateurs de performance, grâce à des outils comme Inot Performance ou K.report, sont au service de votre projet d’entreprise.
Reposez-vous sur ces indicateurs, ils constituent votre boussole en ces temps incertains et rendent tangibles l’efficacité de vos décisions.
Mieux informé grâce à ces indicateurs, vous disposez d’un co-pilote pour suivre plus efficacement votre activité et vos projets de transformation.
Article rédigé par Hugo Delescluse
Ancien notaire, fondateur du cabinet de conseil Nonum,
Spécialisé dans l'accompagnement des notaires dans leur transformation numérique.
Historique
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