Le lien entre la comptabilité et le logiciel de rédaction d’actes via l’onglet financier est très précieux car il permet de suivre le compte en même temps que le dossier. L’information est centralisée en un seul endroit ce qui évite les allers-retours entre deux logiciels.

J’ai opté pour GenApi et je ne le regrette pas. Quoiqu’on en dise, le logiciel est facile d’utilisation, la hotline est bonne, les clauses sont bien rédigées. Les critères pour un créateur s’arrêtent là, je pense. Là aussi, j’ai préféré faire tout (rédaction + compta + matériel) chez GenApi, ce qui évite des problèmes supplémentaires (vous en avez suffisamment comme cela). Mes amis créateurs ayant opté pour GenApi sont tous contents.

Vous êtes-vous approprié le logiciel facilement ?
« Le logiciel ECAASE est une imprimante virtuelle. Il permet de générer un fichier qui, une fois signé électroniquement par le notaire sera déposé sur le Minutier Central MICEN. Cette procédure est rapide et facile d’utilisation. Le rédacteur est peu dépaysé dans la mesure où il continue à utiliser Word pour rédiger et son environnement habituel pour la collecte des informations et la génération des écritures comptables. »

 Est-ce pour vous une avancée pour le notariat ?
« C’est une image positive pour le notariat qui montre ainsi sa volonté d’accompagner l’État dans sa politique de simplification et de modernisation des démarches administratives de nos concitoyens. C’est aussi le moyen de mieux maîtriser les techniques du futur et de les diffuser auprès de nos clients. La signature électronique du notaire sécurise la dématérialisation des actes, des documents, des images, des informations. Elle permet également de conserver ces données personnelles, d’y accéder en tout lieu, à tout moment… »

Avez-vous mis en place une nouvelle organisation de travail au sein de l’étude ?
« L’automatisation des procédures, toujours plus présente dans l’office notarial nous oblige à plus de discipline et plus d’anticipation. La disposition des bureaux change dans la mesure où les clients doivent pouvoir se réunir autour d’une table et non face au bureau du notaire. »  

Suite à la mise à jour du logiciel WinCompt sur le partage de l’émolument forfaitaire:

" BRAVO ! Avec GenApi, tout est anticipé au maximum, et j'avais justement besoin de partager l'émolument forfaitaire ! Quel plaisir de travailler avec un outil pareil ! Encore Merci."

Un grand merci pour les informations et astuces développées dans toutes vos fiches "Genapi vous informe" et bonnes vacances à toutes les équipes qui nous conseillent et nous dépannent.

 Nous tenons à vous faire part de notre satisfaction à l’issue du passage à iNot.

La transition s’est bien passée, les associés et les collaborateurs ont beaucoup apprécié les formations et les formateurs.

Depuis près d’un mois, j’utilise dorénavant l’outil de signature sur support électronique. …Je tenais à vous faire part de mes félicitations pour ces développements, et vous remercier de la disponibilité de vos équipes, qui sont à l’écoute de mes collaborateurs pour résoudre leurs difficultés.

Je suis aujourd'hui stupéfaite de la qualité des prestations de votre société et il était important pour moi de vous souligner cet état de fait ! 

Votre hotline est devenue très performante pour répondre à nos problèmes dans un temps record, avec une amabilité très agréable et dans le souci de trouver coûte que coûte la solution ! C'est désormais elle qui nous relance et nous bouscule quand nous n'arrivons pas à nous dégager du temps avec tous nos rendez vous de signatures ! 

Le logiciel iNot désormais fonctionne très bien et ses mises à jour régulières nous apportent un soutien matériel dans la réalisation de nos tâches de tous les jours.

Je ne peux finir ce mail, sans souligner le travail excellent de formation de [la formatrice qui suit notre étude]. C'est un véritable plaisir de la retrouver chaque mois à l'étude pour peaufiner l'utilisation de votre logiciel. Son sérieux, sa compétence, son implication, son excellente pédagogie (et je vous assure qu'il en faut !!) et sa bonne humeur me permettent d'avancer pour améliorer chaque jour notre quotidien.  

Ressentez-vous la mise en place de l'Acte Authentique Electronique comme une évolution positive pour le notariat ? Dans l'affirmative, pour quelle(s) raison(s) ?

"C'est bien plus qu'une évolution, c'est un enjeu majeur. Avec ce dispositif, nous laissons un peu de côté la gestion de l'inflation de papier pour nous concentrer à nouveau sur l'essentiel. Nous ne sommes pas des dépositaires de tonnes de documents dont l'intérêt réel se résume à quelques lignes dans une masse qui n'a comme vertu que d'être maintenant imprimée en couleur. L'affichage en grand des actes à signature électronique ne laisse rien passer. C'est la redécouverte d'un contenu. Au début, nous focalisions sur le processus en expliquant tout du Micen. Aujourd'hui, c'est banalisé. L'intérêt des clients n'est pas là. Il est sur leur dossier personnel et ce dispositif nous permet d'y être encore plus présent."

Vos collaborateurs ont-ils été séduits par ce projet ?

"Nous avons fait beaucoup de pédagogie avant l'introduction de l'AASE dans l'étude. L'étude a débattu de son utilité potentielle, des réformes qu'il faudrait mener … avant même de comprendre de quoi il s'agissait vraiment. La mise en œuvre était ainsi attendue par tous et les adaptations se font encore quotidiennement. Tous les notaires et collaborateurs utilisent le dispositif."

Quel accueil vos clients réservent-ils à l'AAE ?

"Globalement les "usagers" de ce que je conçois comme un service du notariat à leur attention sont satisfaits. Ils aiment la clarté de l'exposé de l'acte qui devient, à leur yeux, plus abordable. Ils aiment le temps passé à dialoguer autour de la signature. Ils aiment aussi la souplesse de la tablette sur laquelle ils apposent leur signature. Je n'ai expérimenté qu'une difficulté. Il s'agissait paradoxalement d'un jeune couple qui se demandait ce qu'il allait advenir de leur acte. Seraient-ils vraiment propriétaires ? C'est un carton plein avec les personnes plus âgées qui y trouvent un vrai confort de lecture."

Quels sont les évolutions majeures que vous avez apportées à l'organisation de l'étude dans le cadre de l'adoption de l'AAE ?

"Plutôt que d'évolutions, je préfère parler de redéfinition. Il s'agit véritablement de redéfinir le fonctionnement et le trajet de l'information dans l'étude. Les profils de postes changent pour tirer partie du dispositif. La répartition des tâches n'est plus la même, les tâches ne sont même plus les mêmes. L'introduction de l'AASE dans l'étude est une belle opportunité de réviser nos fondamentaux."

 Quelles évolutions souhaitez-vous dans le cadre de ce projet ?

"Il y a beaucoup à faire pour optimiser les outils bien qu'ils soient déjà très performants. Augmenter la rapidité de traitement, améliorer l'ergonomie, développer les services aux clients … tout en maintenant la fiabilité seraient autant d'objectifs intrinsèques. Plus généralement, le notariat dispose là d'un atout sans pareil pour des évolutions majeures au niveau de la profession voire de l'Etat dans la gestion de ses propres fichiers."

Quelle est la proportion d'actes que vous recevez par AAE ?

"Actuellement 70 % de nos actes sont reçus en signature électronique. Seules quelques contraintes, que nous espérons provisoires, nous limitent. Notre objectif est clairement de faire du 100 %."