Grâce à l'application iNot vous pouvez désormais générer des Actes Authentiques Electroniques.
La minute électronique est entièrement automatisée et ne modifie pas vos habitudes rédactionnelles.
Grâce aux outils de Gestion Electronique des Documents, nativement inclus dans iNot, l'intégration des annexes est facilitée pour une productivité accrue.
Nous avons prévu une fonctionnalité permettant d'apporter des modifications à l'acte en cours de lecture vous permettant de conserver la souplesse nécessaire au bon déroulement du rendez-vous de signature.
Ces actes sont ensuite automatiquement transmis dès signature au minutier central électronique (MICEN) sans aucune manipulation. Une preuve de dépôt vient alimenter votre dossier.
Témoignage de Maître Christian HADDAD, Notaire associé à Auray
Pouvez-vous en quelques mots présenter votre étude ?
Notre étude, située à AURAY, petite ville littorale au cœur du Golfe du Morbihan, se compose de 4 notaires pour 20 collaborateurs. La clientèle est très variée et nous avons à traiter tout type de dossiers.
Quelles sont les raisons pour lesquelles vous avez souhaité mettre en place le MICEN dans votre étude ?
Nous sommes très sensibles aux nouvelles technologies et à l'intérêt qu'elles présentent pour améliorer sans cesse le fonctionnement de nos études. Nous avons également conscience qu'à l'heure actuelle il est impératif de ne louper aucun wagon de cette grande aventure qui, il faut le dire, est une vraie révolution...Le MICEN est vite apparu comme une solution idéale et résolument moderne permettant :
De quelle manière avez-vous présenté cette avancée technologique à vos collaborateurs ?
Et bien déjà avec beaucoup d'enthousiasme !!! En effet, nous devons en tant que managers montrer à nos collaborateurs à quel point il est important de relever ce défi pour de multiples raisons internes et externes.
Nous avons donc décidé d'impliquer tout le monde en fermant toute une journée l'étude pour se pencher sur la question et recevoir la formation GENAPI qui a rassuré tout le monde. Car il faut bien se dire que l'AAE est beaucoup plus simple que Téléactes... Cette journée s'est même terminée dans une bonne ambiance autour d'un petit pot !
Conseilleriez-vous à un confrère/consœur la solution MICEN de GENAPI ?
ABSOLUMENT ! Vous me connaissez depuis maintenant suffisamment longtemps pour savoir que je ne mâche pas mes mots...Donc j'avoue que votre solution m'a bluffé. Elle est simple d'utilisation. Le travail des collaborateurs se trouve simplifié par l'importation des mails (je pense aux dossiers de diagnostics techniques) et le lien avec les annexes scannées ; quant aux cérémonies de signatures, la plateforme est conviviale et permet aisément de s'y retrouver pour finaliser et transmettre au MICEN l'AAE.
Témoignage de Maître Edouard GRIMOND, Notaire dans l'étude lilloise Fontaine et associés
GenApi a installé récemment au sein de votre office le MICEN. Vous et vos collaborateurs ont suivi une formation le jeudi 21/07/11 pour mieux appréhender cette nouvelle technologie.
Quelles ont été les motivations de l'office pour s'inscrire dans une démarche de dématérialisation et de conservation de l'AAE ?
Notre office compte 12 notaires, dont 9 associés et 50 collaborateurs. Nous avons décidé d'une part de changer notre logiciel de rédaction d'actes pour la solution GenApi : iNot et d'autre part de passer à l'Acte Authentique Electronique.
Le passage à l'AAE est un enjeu essentiel pour l'ensemble de la profession. Les instances menant une communication importante sur ce thème ainsi que la forte demande de nos clients nous ont donc amené à anticiper ce mouvement.
Comment l'avez-vous anticipé en interne ? et auprès de vos clients ?
Je dirai que c'est davantage les clients qui ont anticipé l'arrivée de la dématérialisation plus que les notaires !
Auprès de nos clients, nous souhaitions mettre en avant : l'innovation de notre office et l'avancé technologique de la profession.
Comment voyez-vous l'avenir de cet outil dans les offices ?
Je pense que cette procédure est à la portée de tous. Il est très facile de signer un acte électroniquement, dès lors que le fichier n'est pas trop lourd. D'autant que le notaire sera naturellement assisté du collaborateur qui se charge du travail de préparation de l'acte avec numérisation des annexes. Le notaire n'a plus qu'à vérifier, recevoir l'acte, faire signer les parties et à signer pour envoyer au MICEN.
Nous pouvons dès à présent signer électroniquement : des mainlevées, des notoriétés, des contrats de mariages, des donations entre époux ou encore des statuts de société. En un mois, nous avons ainsi signé cinq AAE.
Nos clients semblent prendre du plaisir à participer à cette nouvelle expérience, car la signature électronique se veut assez conviviale.
In fine, je pense que cet outil va de plus en plus se développer et dans l'avenir être un incontournable.
Témoignage de Maître Aubert, Notaire à Limeil Brevannes (94)
Pouvez-vous en quelques mots présenter votre étude ?
J'ai créé mon étude en 2009 et aujourd'hui c'est une petite structure de 3 salariés, dans une ville de 20 000 habitants.
J'exerce un notariat urbain avec des ventes immobilières et des successions.
Quelles sont les raisons pour lesquelles vous avez souhaité mettre en place le MICEN dans votre étude ?
Si personne ne s'y met, on n'avance pas. Comparé aux minutes papier, elles sont plus en sécurité chez la profession et mieux conservées que dans mon étude.
De plus, je n'ai pas la place dans mes locaux de stocker les minutes.
De quelle manière avez-vous présenté cette avancée technologique à vos collaborateurs ?
Du fait de ma création d'étude, mes collaborateurs n'ont pas connu autre chose. Comme tout a été mis en place dès le début il n'y a pas eu de blocage.
Conseilleriez-vous à un(e) confrère/consœur la solution MICEN de GENAPI ?
Si on n'avance pas, c'est qu'on recule. Les clients me disent ENFIN !
C'est plus interactif et les clients apprécient.